Sistema de Control de Planillas de Pago
El presente proyecto fue realizado por los estudiantes de la Universidad
Católica de Honduras en la clase de Desarrollo de Software.
Como mención honorifica, se agradece a la Ingeniera encargada de impartir la
Lizeth Aracely Rodríguez por su guía, instrucciones y acompañamiento en la
etapa de la elaboración del sistema.
Versión: 1.0
Manual: Técnico
Participantes:
Onan Aguilera
Dulce Yaquelin Chirinos Sánchez
0801200120175
Diego Ismael Molina Flores
1201199800386
Denis Jared García Maldonado
0801200123122
Emerson Fernando Zapata Rivas
0801200210208
Fecha Elaboración:
8 de abril de 2022
Manual para el usuario
Primera Edición
COPAP
Cuadro de Contenido
PRESENTACIÒN ............................................................................................................................5
Generalidades del Sistema ...........................................................................................................7
Botones Generales Usados en el Sistema ....................................................................................8
Ayudas del Sistema ....................................................................................................................13
El presente manual del usuario: .............................................................................................13
Galería de Infografías: ............................................................................................................13
Requerimientos Técnicos del Sistema ........................................................................................15
Para adquirir COPAP necesitas contar con los siguientes requerimientos: ............................15
Pantallas Principales: ..............................................................................................................16
Index: .....................................................................................................................................16
Sobre Nosotros:......................................................................................................................18
Nuestro Sistema y Nuestros Módulos ....................................................................................18
Contáctanos: ..........................................................................................................................19
Pantalla de entrada ....................................................................................................................19
Login: ......................................................................................................................................20
Interfaz para Usuarios Autorizados del Sistema: ........................................................................21
Inicio: ......................................................................................................................................21
Descripción de los componentes de Menú lateral: ................................................................21
Galería de Infografías: ............................................................................................................22
Menú lateral: ..........................................................................................................................22
Pantallas de Entrada: .................................................................................................................23
Formularios: ...........................................................................................................................23
Formulario para la creación de empleados: ...........................................................................23
Creación de Planilla: ...............................................................................................................24
Creación de Nuevo Cargo .......................................................................................................24
Agregar una Ciudad ................................................................................................................25
...............................................................................................................................................25
Creación de Nuevo Departamento: ........................................................................................25
Pantallas de Salida:.....................................................................................................................26
Mostrar Empleados: ..............................................................................................................26
Mostrar Cargos: ......................................................................................................................26
Mostrar Ciudades: ..................................................................................................................27
Mostrar Departamentos: .......................................................................................................27
Pasos para Salir del Sistema: ......................................................................................................28
Uso de la Aplicación: ..................................................................................................................30
Diagrama Conceptual General de Funcionamiento: ...................................................................30
FUNCION DEL FORMULARIO INGRESO DE SISTEMA ...........................................................30
FUNCION DEL FORMULARIO MENU ...........................................................................................31
FUNCION DEL FORMULARIO DE CREACION DE PLANILLA ..........................................................32
FUNCION DEL FORMULARIO DE PLANILLA .................................................................................33
FUNCION DEL FORMULARIO CRUD EMPLEADO .........................................................................34
FUNCION DEL FORMULARIO BUSQUEDA DE PLANILLAS ............................................................35
Manejo de Errores......................................................................................................................36
Soporte Técnico .........................................................................................................................37
Glosario Técnico .........................................................................................................................38
PRESENTACIÒN
La planilla de pago es el documento en el que se especifican los detalles y
aspectos vinculados con el sueldo de la persona. En ella aparece el sueldo bruto,
las distintas bonificaciones, los aportes que realiza y las deducciones que
experimenta según su tipo de contrato.
El motivo por el cual creamos el sistema COPAP es porque todas las pequeñas
y medianas empresas necesitan un control de pagos, esto va más allá de pagar
mensualmente a sus empleados, sino de llevar un balance y control con el
registro de cada empleado y cada pago realizado. El objetivo general de nuestro
sistema es poder generar y llevar un control adecuado de cada empleado y sus
familias de pago.
COPAP También poseerá un sistema de CRUD para los empleados y
multiempresas para el uso dinámico de este.
El Programa debe Poseer la Capacidad de poder hacer una planilla en cualquier
empresa o multiempresa de HONDURAS funcione dinámicamente al usuario.
Los bonos y deducciones, deben tener la capacidad de agregarse o quitarse del
sueldo total dependiendo de la fecha, por ejemplo: en Honduras en junio y
Diciembre el Sueldo se Duplica por cuestiones de Temporada, por lo que el
programa debe tener la capacidad de agregar el Sueldo automáticamente,
agregando la capacidad de tener múltiples restricciones y bonificaciones,
incluyendo los Días no trabajados por empleado.
El Programa posee restricciones que no permitan a la empresa afectar el sueldo
del empleado de manera injusta como recibir al menos el sueldo Mínimo.
Nuestro sistema está diseñado con una interfaz gráfica amigable para el usuario,
para bridarle una mejor experiencia cuando utilicen nuestro sistema.
Este manual va dirigido a los dueños y gerentes de la empresa, ya que ellos son
los que utilizan el respectivo sistema y necesitan conocer como funcionara el
nuevo programa que se le está brindando y sea fácil para ellos desempeñar su
trabajo. Los gerentes pueden decidir cuantas personas tienen acceso al sistema.
En el presente manual encontramos el siguiente contenido:
• Motivo porque fue elaborado.
• Objetivo del desarrollo del mismo.
• A quien está dirigido.
• Breve descripción de lo que contiene el sistema desarrollado.
• Entradas y salidas del sistema (Datos).
• Explicación de cómo se utiliza el programa.
• Errores que pueden ser generados.
Nuestro sistema también cuenta con una interfaz de introducción en el cual
vemos una descripción de las funciones y servicios que ofrece nuestro sistema,
dicha interfaz está diseñada para todos los clientes que están interesados en
adquirir nuestro sistema y formar parte de la familia de COPAP.
Generalidades del Sistema
La primera versión del sistema COPAP contara con apartados que
automatizaran procesos que con anterioridad eran realizados manualmente por
los usuarios, como la elaboración de las planillas de pago y sus diversos
componentes o el registro de empleados. El sistema podrá brindarle al usuario
tener su propio espacio remoto con el que contará con un usuario y una
contraseña, también una plataforma de trabajo única en la que podrá realizar
diferentes gestiones, generar planillas de pago, agregar empleados, acceder a
los listados de departamentos de su empresa, llevar un control de las ciudades
en las cuales su empresa tiene alcance, entre otras. Cuenta con la seguridad
que los datos mostrados son únicos al gestor que estaría realizando el trabajo.
A pesar de ser un sistema multiempresas, es decir, que cualquier empresa lo
puede adquirir. La información de cada una de las empresas afiliadas a COPAP
cuentan con su información resguardada y sobre todo integra y privada. El
alcance del sistema es que el usuario utilizando el mismo, pueda cumplir con
todas las exigencias requeridas por la empresa y de esta manera agilizar los
procesos requeridos por la empresa.
COPAP no cuenta con el uso de teclas específicas o (Shortcuts) en las
diferentes pantallas. Todas las pantallas y todo el funcionamiento están basado
en botones que realizan una acción y que se les mostrara a continuación en el
siguiente punto a tratar.
El sistema no cuenta con apartado de ayuda dentro de cada pantalla. Ya que
cada gestor cuenta con un supervisor que los ayuda en caso de tener algún
inconveniente.
Botones Generales Usados en el Sistema
En informática un botón es una metáfora común, utilizada en interfaces
gráficas con objetivo similar al de un botón corriente.
En nuestro sistema implementamos una variedad de botones con distintas
funciones, las cuales especificamos a continuación.
Botón
Descripción y Función
Diseño del Botón
inicio de
sesión
Este botón se encuentra localizado
en el formulario de inicio de sesión
en donde se le solicita al usuario
ingresar sus credenciales
correspondientes para poder
ingresar al sistema.
Galería
Ubicado en la pantalla de inicio
dentro del sistema. Nos permite
acceder directamente a una serie
de infografías que nos ayudan a
resolver dudas acerca de COPAP
Servicios
Al igual que el botón de Galería
este también se encuentra ubicado
en la pantalla de inicio dentro del
sistema, en la parte superior. Nos
dirige directamente a un apartado
dentro de la pantalla de inicio en el
cual podemos ver la descripción de
cada una de las opciones que nos
presenta el menú lateral de nuestro
sistema.
Botones de la Galeria de Infografìas
Nombre
Botón
Descripción y Función
Diseño del Boton
Todo
Nos permite visualizar todas las
infografías de la sección
Planillas
Nos muestra solamente las
infografías relacionadas con las
planillas. Inicialmente lo
observamos con un tono gris y
contiene letras color naranja, al
pasar el cursor sobre el vemos
como el gris se reemplaza por un
color naranja y las letras se tornan
blancas.
Empleados
Nos muestra solamente las
infografías relacionadas con el
módulo de empleados.
Inicialmente lo observamos con un
tono gris y contiene letras color
naranja, al pasar el cursor sobre el
vemos como el gris se reemplaza
por un color naranja y las letras se
tornan blancas.
Recuperar
Contraseña
Nos muestra solamente las
infografías relacionadas con la
recuperación o restablecimiento de
contraseña. Inicialmente lo
observamos con un tono gris y
contiene letras color naranja, al
pasar el cursor sobre el vemos
como el gris se reemplaza por un
color naranja y las letras se tornan
blancas.
Ver
Como su nombre lo indica, este
botón nos permite visualizar el
contenido de las infografías. Para
poder acceder a este botón
únicamente debemos pasar
nuestro cursor sobre la infografía
que deseamos visualizar.
Botones de los Formularios
Nombre
Botón
Descripción y Función
Diseño del Botòn
Guardar
Como su nombre lo indica, nos
permite guardar los registros
ingresados a los formularios en
caso que los datos ingresados
cumplan con los diversos
parámetros y requisitos que se
solicitan. Lo podemos encontrar
ubicado en la parte inferior de los
formularios.
Limpiar
Este botón nos permite eliminar los
datos que hemos ingresado en un
formulario antes de guardar el
registro. Lo podemos encontrar
ubicado en la parte inferior de los
formularios.
Cancelar
Nos permite cancelar el nuevo
registro que estábamos a punto de
guardar. Lo podemos encontrar
ubicado en la parte inferior de los
formularios.
Botones de Pantallas de Salida
Nombre
Boton
Funciòn y descripciòn
Diseño Boton
Ver
Como su nombre lo indica, nos
permite visualizar los registros.
Modificar
Este botón nos permite modificar
un registro después de haber sido
guardado. Cabe aclarar que no
todos los campos se pueden
modificar. Los campos clave no
pueden ser modificados.
Desactivar
Este botón nos permite desactivar
un registro, no lo elimina,
solamente lo archiva en una lista
aparte.
Activar
Nos permite cambiar el estado de
un empleado de inactivo a activo.
PDF
Nos permite exportar un registro en
formato PDF, es una opción
sumamente útil cuando se necesite
presentar informes en físico, ya no
tienes que hacerlo manualmente,
COPAP lo hace por ti.
Exel
Nos permite exportar un registro a
una hoja de cálculo en Excel. Es
una herramienta útil en caso de
querer respaldar los registros y
acceder a ellos sin tener conexión
a internet.
Buscar
Nos permite buscar dentro de los
registros existentes
Filtro
Este filtro posee dos opciones:
Activos e Inactivos, al seleccionar
una de las dos opciones se nos
mostraran los registros cuyo
estado equivale a la opción
seleccionada.
Ejemplo: Si seleccionamos la
opción de Activos, se nos mostrara
una lista de registros con todos los
estado cuyo sea Activo
Ayudas del Sistema
Mientras se trabaja con COPAP en caso de presentar dificultades
técnicas o no comprender el funcionamiento del sistema puede
acceder a los siguientes segmentos para obtener ayuda:
El presente manual del usuario: En este manual le proporcionamos todas
las indicaciones y descripciones de la funcionabilidad del sistema, las
funciones de cada pantalla, de cada segmento y de cada botón.
Galería de Infografías: En la galería de infografías puede encontrar
diversas instrucciones para realizar procesos básicos del sistema de
forma detallada, breve y precisa.
En caso que sus dificultades técnicas no se resuelvan con los
recursos anteriormente mencionados puede contactarse con el
departamento de atención al cliente.
Puede acceder a nuestros contactos directamente desde nuestra
página publica, seleccione la opción de contactos, en ella encontrara
las líneas de atención al cliente y también un correo oficial de COPAP
donde puede enviar sus inquietudes.
Para garantizarle una atención inmediata ante sus solicitudes
también le recomendamos llamar a nuestra línea de atención al
cliente, en donde un miembro del equipo de soporte técnico y
atención al cliente le responderá
Requerimientos Técnicos del Sistema
Para adquirir COPAP necesitas contar con los siguientes requerimientos:
1. Contar con conexión a Internet: Al ser un sistema web o sistema online es
necesario contar con conexión a internet para poder acceder
2. Debes ingresar a http://copap.hopto.org/
3. Diríjase a la pestaña de contactos
4. Comuníquese con el departamento de soporte técnico y atención al
cliente
5. Ellos le asignarán un usuario y contraseña las cuales se convertirán en
sus credenciales de acceso.
6. Diríjase nuevamente a http://copap.hopto.org/
7. Diríjase a la pestaña de iniciar sesión
8. Llene el formulario de ingreso con las credenciales asignadas
9. Presione el botón de ingresar
10. Acceda a COPAP y explore los servicios que le ofrecemos
Pantallas Principales:
Nuestro sistema cuenta con dos interfaces, una interfaz publica a la cual pueden
acceder todos los usuarios de internet, y otra interfaz privada diseñada
exclusivamente para los usuarios afiliados a nuestro sistema.
Pantallas De Salida:
Interfaz Publica:
Al ingresar a COPAP la primera pantalla que visualizara es el Index o inicio en el
cual encontrara una descripción de nuestro sistema, también podrá observar un
menú en la parte superior en el cual se le presentan diversas opciones que lo
ayudaran a familiarizarse más con nuestro sistema.
Index:
Sobre Nosotros:
Aquí encontraremos información del sistema y sus desarrolladores
Nuestro Sistema y Nuestros Módulos
Contáctanos:
En esta sección encontraras los contactos para comunicarte con nosotros
Pantalla de entrada
Login:
Este es el formulario que los usuarios deben llenar con las credenciales
correctas para poder ingresar al sistema
Interfaz para Usuarios Autorizados del Sistema:
Inicio:
Le damos la bienvenida al sistema y presentamos diversas opciones que
ayudaran a que se familiarice con COPAP
Descripción de los componentes de Menú lateral:
Galería de Infografías:
Menú lateral: El menú lateral es constante en todos los segmentos de la
interfaz del usuario, en el encontramos las opciones para realizar diversos
procesos en nuestro sistema
Pantallas de Entrada:
Formularios:
Los formularios del sistema tienen la misma estructura, pero constan de
funcionalidades diferentes.
Formulario para la creación de empleados:
Creación de Planilla:
Creación de Nuevo Cargo
Agregar una Ciudad
Creación de Nuevo Departamento:
Pantallas de Salida:
Mostrar Empleados:
Mostrar Cargos:
Mostrar Ciudades:
Mostrar Departamentos:
Pasos para Salir del Sistema:
Nuestro sistema cuenta con elementos constantes en todas las paginas para que
ciertas acciones como salir del sistema sean más fáciles para el usuario.
Paso 1: Posiciona tu cursor en el icono de usuario de la barra superior horizontal
del sistema (No importa en qué pantalla o en que segmento del sistema te
encentras, esta barra siempre estará en el mismo lugar)
Paso 2: Haz clic sobre el icono de usuario. Al hacer esto se desplegará un
pequeño menú que te muestra tres opciones
Paso 3: Para salir del sistema haga clic sobre la opción Cerrar Sesión
Paso 4: Esta acción le mostrara una pantalla de Pregunta y respuesta la cual le
plantea la siguiente pregunta:
Paso 5: Presione el botón de Cerrar Sesión y esto lo direccionara a la pantalla
del Login
Uso de la Aplicación:
Diagrama Conceptual General de Funcionamiento:
FUNCION DEL FORMULARIO INGRESO DE SISTEMA
Nuestro Inicio de
Sistema comenzara
con la validación de
las credenciales que
el cliente tiene, la
información que se
maneja es
importante y
clasificada por lo
que se evita un
futuro problema con
esto
Esta contara con un
cuadro de Texto
para el nombre de
Usuario y otro para
la contraseña, junto
con un botón que al
accionarse validara
las credenciales a
través de la base de
Datos
FUNCION DEL FORMULARIO MENU
Luego de validar las credenciales del usuario, este entrara al sistema de Menú
que contara con 4 botones:
• Información del Usuario/Cerrar Sesión
• Creación de Planillas
• Empleados
• Historial de Planillas
FUNCION DEL FORMULARIO DE CREACION DE PLANILLA
La pantalla de Creación de Planilla se anexa junto a la pantalla de menú, tras
usar el botón de “creación de planilla”, esta pantalla contará con una tabla/Grid
que poseerá la información necesaria que cada empleado tiene, con esta
pantalla se podrán eliminar a los empleados con un estado activo manualmente.
FUNCION DEL FORMULARIO DE PLANILLA
En este Formulario se muestra la función del sistema, que es mostrar una planilla
concreta y cuadrada, después de haber creado la Planilla esta se podrá exportar
a múltiples tipos de documentos como archivos PDF y Excel
Luego de esto la planilla se guardará en el historial de planillas para analizarse
utilizarla si es necesario
FUNCION DEL FORMULARIO CRUD EMPLEADO
Este Formulario es uno que se mantiene en discusión con el equipo, porque
como estudiantes deseamos que nuestro sistema se agradable a la vista del
empleado y aunque este formulario facilitaría el uso del sistema, no se utiliza
porque no se termina de concretar un diseño para esta parte del sistema.
Este Formulario contara con la capacidad de buscar entre todos los empleados
activos del sistema, haciendo las tareas de un CRUD (Crear, Leer, modificar y
eliminar) sin contar la parte de eliminar simplemente el empleado se desactivará
en caso de que no ejerza un papel dentro de la empresa
FUNCION DEL FORMULARIO BUSQUEDA DE PLANILLAS
Este Formulario es uno que se mantiene en discusión con el equipo, porque
como estudiantes deseamos que nuestro sistema se agradable a la vista del
empleado y aunque este formulario facilitaría el uso del sistema, no se utiliza
porque no se termina de concretar un diseño para esta parte del sistema.
Este Formulario contara con la capacidad de buscar entre el historial de las
planillas, haciendo las tareas de un CRUD (Crear, Leer, modificar y eliminar).
Manejo de Errores
Tipo de error
Descripción de error
Solución
Fechas duplicadas
Cuando se ingresan una
fecha ya existente al
momento de la creación
de planillas.
Sugerirle al usuario un
cambio de la fecha de la
planilla a crear.
Campos en blanco
En las diferentes pantallas
donde el usuario vaya a
ingresar datos en el
sistema hay campos que
son obligatorios y al
momento de no llenarlos
no se almacenaran.
Sugerirle al usuario que
llene el campo vacío por
medio de un mensaje.
Usuario y contraseña
erróneos
Este se genera cuando
una persona ingresa un
usuario y contraseña
incorrecta
El sistema tiene un
apartado de recuperar su
contraseña o usuario en
caso de olvidar alguna de
ellas.
Campos con datos
incorrectos
En caso de que el usuario
ingrese datos incorrectos
dentro de un campo, por
ejemplo, que ingrese un
número de teléfono que
no sea con los dígitos
iniciales de las compañías
no dejara seguir
guardando.
El sistema le sugerirá al
usuario que ingrese los
números respectivos de
las empresas telefónicas
de Honduras.
Soporte Técnico
Contacto de desarrolladores
Nombre
Teléfono
Correo
Emerson Fernando
Zapata Rivas
+504 9940-1110
emerson.zapatarivas@gmail.com
Denis Jared García
Maldonado
+504 87854736
denisjared286@gmail.com
Dulce Yaquelin
Chirinos Sánchez
+504 99861858
yaquelinchirinos2018@gmail.com
Diego Ismael Molina
Flores
+504 88038874
dm6223860@gmail.com
Contacto de Administrador de Base de Datos
Nombre
Teléfono
Correo
Onan Aguilera
+504 8994-9308
onanAguilera1@gmail.com
Glosario Técnico
Palabra
Definición
Observación
COPAP
Control de Planillas de Pago
Definición de palabra
Departamento
Área de servicios de la
empresa
Definición de palabra
Botón
En informática un botón es
una metáfora común,
utilizada en interfaces
gráficas con objetivo similar
al de un botón corriente.
Definición de palabra
Login
Los usuarios utilizan una
interfaz de usuario para
acceder a los sistemas; el
proceso de identificación es
conocido como identificación
de usuario o acceso del
usuario al sistema (del
inglés: "login").
Definición de palabra
Formulario
Un formulario es un
documento, ya sea físico o
digital, diseñado con el
propósito de que el usuario
introduzca datos
estructurados (nombre,
apellidos, dirección, etc.) en
las zonas del documento
destinadas a ese propósito,
para ser almacenados y
procesados posteriormente.
Definición de palabra
Interfaz
Interfaces de usuario,
cuando sirven para
comunicar al usuario de un
sistema informático con este
último.
Definición de palabra
Index
Un index o índice es
generalmente un directorio
en un orden específico que
se utiliza con fines de
orientación.
Definición de la
palabra
